Privacyverklaring

Privacyverklaring van Stichting Leidse Koorprojecten
Datum: juni 2018

I. ALGEMEEN
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren. Deze organisaties moeten zich aan de regels in deze nieuwe verordening houden. Dat geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als in mappen op een plank.
Over deze privacyverklaring
Voor de Stichting Leidse Koorprojecten en haar projectleden is privacy en een veilige omgeving van groot belang. Deze privacyverklaring is bedoeld om u informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen van gegevensverwerking binnen de Stichting Leidse Koorprojecten. U kunt in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft ook de rechten die u met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon is.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
De projectleden en overige betrokkenen van Stichting Leidse Koorprojecten hebben het recht dat zorgvuldig en rechtmatig met hun persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt het bestuur ervoor dat de privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen het koor is een ieder die op basis van zijn bestuursfunctie vertrouwelijke gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft het bestuur van Stichting Leidse Koorprojecten diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van het bestuur
Om te voldoen aan uw eventuele verzoeken en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft het bestuur de coördinatie van de waarborgen belegd bij de secretaris van het bestuur.
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) te doen, kunt u contact opnemen met de secretaris van het bestuur, te bereiken via het emailadres: postbusslk@gmail.com.

De AVG en de UAVG geven u de volgende rechten:
1. Het recht op dataportabiliteit.
Het recht om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
2. Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving op de lijsten van oud-projectleden bij de Stichting Leidse Koorprojecten is mogelijk .
3. Het recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
4. Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om de persoonsgegevens die worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd als men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van het koor zich hiertegen niet verzetten.
5. Het recht op beperking van de verwerking.
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een persoonlijke blik bij besluiten. Leden krijgen bijv. alleen brief van het koor als een persoon daarbij heeft besloten de brief te sturen, niet omdat een computersysteem het lid een automatisch bericht stuurt.
7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens .
Voor een verzoek met betrekking tot één van de hierboven genoemde rechten neemt u contact op met het bestuur van Stichting Leidse Koorprojecten via het genoemde contactadres.

II. VERWERKINGEN VOOR DE ALGEMENE ORGANISATIE EN LEDENADMINISTRATIEOP PROJECTBASIS.
Voor het functioneren van Stichting Leidse Koorprojecten vindt binnen de stichting een aantal verwerkingen plaats dat is neergelegd in de Statuten van de Vereniging. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie en de projectledenadministratie. In onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
Algemene organisatie
Situatie Welke gegevens zijn erbij betrokken Grondslag
Stichting Leidse Koorprojecten is opgericht op 11 maart 1987 onder de naam Stichting Concerten Schola Cantorum. Op 11 januari 1999 zijn de statuten en naam gewijzigd in Stichting Leidse Koorprojecten. De stichting stelt zich ten doel het beoefenen van podiumkunsten in de vorm van zang.
De stichting probeert dit doel te bereiken door:
a. Het houden van repetities;
b. Het geven van concerten of andere muzikale projecten.
De vereniging is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, onder nummer 41167383
De persoonsgegevens van het bestuur, van de commissies binnen de vereniging, de projectleden en oud-projectleden. Ook de persoonsgegevens van de dirigent en begeleider . Stichting Leidse Koorprojecten verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten

en:

om de organisatie van de stichting structuur te geven.
Ledenadministratie
De vereniging maakt gebruik van een lijst waarop projectleden en oud-projectleden staan. Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
• Naam en voornamen c.q. voorletters;
• Stemsoort
• Banknummer
• Hoogte van de contributie
• Telefoonnummer
• Emailadres Stichting Leidse Koorprojecten verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten

en:

om de organisatie van de vereniging structuur te geven.

III. VERWERKING VANWEGE HET FUNCTIONEREN VAN DE STICHTING.
In het kader van het functioneren van de stichting verwerkt het bestuur diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Situatie Welke gegevens zijn erbij betrokken Grondslag
Mededelingen worden (al dan niet elektronisch) verstuurd naar de projectleden van het koor. De mededelingen worden incidenteel verstuurd als daarvoor aanleiding is. Naam en voornamen
Emailadres Stichting Leidse Koorprojecten verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten

en:

om de activiteiten van de stichting structuur te geven

en:

om de projectleden te informeren over organisatorische zaken en actuele ontwikkelingen.
Nieuwsbrieven worden (al dan niet elektronisch) verstuurd naar de projectleden van het koor, dan wel personen met wie het koor regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte te brengen van de activiteiten van het koor.
De nieuwsbrief wordt ook op de website geplaatst. De nieuwsbrieven worden periodiek verstuurd als daarvoor aanleiding is.
Naam en voornamen
Emailadres
Stichting Leidse Koorprojecten verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten

en:

om de activiteiten van de vereniging structuur te geven

en:

om leden te informeren over organisatorische zaken en actuele ontwikkelingen.
Er is een lijst beschikbaar van de projectleden per project. Dit overzicht is alleen te gebruiken door bestuursleden voor intern gebruik. Naam, voornaam, stemsoort, telefoonnummer, emailadres Stichting Leidse Koorprojecten verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten

en:

om de activiteiten van de stichting structuur te geven

(Geluids)opnames van concerten van het koor worden gepubliceerd via de website. Met beeld dan wel zonder beeld. Bij beeldmateriaal zijn foto’s zichtbaar. Stichting Leidse Koorprojecten verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten

en:

om de activiteiten van de stichting structuur te geven

Op de website staat de wijze waarop men deel kan nemen aan een project. Op een openbare pagina Naam, voornaam van de secretaris, telefoonnummer en adres. Stichting Leidse Koorprojecten verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten

en:

om de activiteiten van de stichting structuur te geven

Op de website staat de samenstelling van het bestuur . Op een openbare pagina Foto
Onderschrift met naam
Onderschrift met functie Stichting Leidse Koorprojecten verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten

en:

om de activiteiten van de stichting structuur te geven

Op de website staat een foto en de naam van de dirigent. Op een openbare pagina Foto
Onderschrift naam
Stichting Leidse Koorprojecten verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten

en:

om de activiteiten van de stichting structuur te geven

Op de website staan publicaties van het projectkoor. Op een openbare pagina

Koorfoto

Video-presentatie van een concert
Stichting Leidse Koorprojecten verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten

en:

om de activiteiten van de stichting structuur te geven

IV. BEWAARTERMIJNEN
De stichting zal persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van projectleden worden bewaard tijdens het project en daarna nog vijf jaar. Soms gelden wettelijk langere bewaartermijnen.

Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens
Maatregel
In het kader van de regelgeving behoeft de Stichting Leidse Koorprojecten geen functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te wijzen.

De stichting heeft een contactpersoon benoemd die verantwoordelijk is voor het beheer van de gegevens. De secretaris van het bestuur is aangewezen voor het beheer van de gegevens.
Het bestuur van Stichting Leidse Koorprojecten evalueert het privacy-beleid. Jaarlijks
Aan alle projectleden, oud-projectleden, dirigent en begeleider van de projecten wordt toestemming gevraagd voor het verwerken van de gegevens. Wanneer zij zich opgeven voor een nieuw project.
Binnen het bestuur is de afspraak dat zorgvuldig en vertrouwelijk met persoonlijke informatie wordt omgegaan en dat zo nodig geheimhouding wordt betracht.

De vereniging beveiligt gegevens zowel op de computer, als in een kast.
Op de website en bij het versturen van emailberichten zal een disclaimer (een bericht waarmee je aansprakelijkheid beperkt of afwijst) worden geplaatst. Het bericht zal eenmalig worden aangemaakt en zo nodig worden gewijzigd/aangepast.

This entry was posted in Info koorleden. Bookmark the permalink.

Comments are closed.